Mikä on CMS Intranet: Täydellinen opas CMS:n intranetiin | eXo (2023)

Yritysohjelmistomaailma kehittyy jatkuvasti ja nopeaa vauhtia. Kun uudet sukupolvet muodostivat suurimman osan nykyaikaisesta työpaikasta, odotukset huippuluokan ratkaisuista kasvoivat merkittävästi, jotta ne täyttäisivät päivittäin käyttämiemme suosittujen kuluttajasovellusten korkeat vaatimukset.

Kun viittaammeyritysohjelmistot,CMS-intranetitovat luultavasti ensimmäisiä ratkaisuja, jotka tulevat mieleen. Ollessaan olleet olemassa suurimman osan kaksikymmentä vuotta, niiden rooli kasvoi asteittain kattamaan nykyaikaisemmat ja monimutkaisemmat käyttötapaukset. Tämän oppaan avulla yritämme tutkiaCMS-intranetityleensä ja yritä kattaa aiheeseen liittyvät tärkeimmät kysymykset.

Tämä kattava opas jaetaan neljään pääosaan. Ensimmäisessä osassa aloitamme määrittelemälläCMS-intranetit, miten ne ovat kehittyneet vuosien varrella sekä suosituimmat käyttötapaukset. Sen jälkeen valotamme tärkeimmät edutCMS sisäänkyyneleitävoi tuoda niin yrityksille kuin työntekijöillekin. Kolmas osa muodostaa tarkistuslistan tärkeimmistä ominaisuuksista, jotka on otettava huomioon valittaessa CMS-intranetiä. Lopuksi käymme läpi joukon vinkkejä ja parhaita käytäntöjä CMS-intranetin käyttöönottoon.

1. Mikä on sisällönhallintajärjestelmä (CMS)?

• CMS-intranetin määritelmä

Sisältöhallintajärjestelmät (CMS)edustavat yhdistelmää työkaluja, jotka on ensisijaisesti suunniteltu helpottamaan verkko-/digitaalisisällön luomista ja hallintaa valtuutetun henkilöstön toimesta. Tyypillisesti,CMS-intranetitryhmittele joukko sosiaalisia, yhteistyökykyisiä ja tietysti sisällönhallintaominaisuuksia, joiden avulla alustan ylläpitäjät, sisällöntuottajat ja jopa tavalliset käyttäjät voivat luoda, julkaista ja jakaa sisältöä sekä rakentaa brändättyjä jamukautettavia sivustoja helpostija turvallisessa ympäristössä.

• CMS-intranetit: lyhyt historia

Ymmärtääksesi paremmin historianCMS-intranetit, meidän pitäisi palata 90-luvun alkuun. Tänä aikana verkkosivustojen rakentaja yleensä jaintranet-ratkaisuterityisesti alkoi keskitetyistä ja staattisista verkkosivuista, jotka on rakennettu HTML:ään. Siellä käyttäjät voivat käyttää tiettyä määrää tietoa ja suorittaa yksinkertaisia ​​toimintoja perussisältölohkojen kautta.

Vaikka se olikin kätevä ja varsin tehokas tapa (silloin) pitää käyttäjät ajan tasalla ja jossain määrin sitoutuneina,staattiset intranetitusein puuttuivat sosiaaliset, yhteistoiminnalliset ja sisällönhallintaominaisuudet, joita voitaisiin tukeakaikenlaista viestintää työpaikalla, hallitsee monenlaista digitaalista sisältöä ja mahdollistaa lisäräätälöinnin. Tämä on tehnyt varhaisista intraneteistä vanhentuneita tavalla, joka lopulta tasoitti tietä modernilleCMS-intranetitsellaisina kuin me ne nykyään tunnemme.

1990-luvun puolivälissä tai loppupuolella internet muuttui valtavirtaisemmaksi, mikä toi lisää innovaatioita sisällönhallinnan alalla kokonaisuudessaan. Esimerkiksi verkkoselaimet Mosaic ja Internet Explorer alkoivat tukea monenlaista uutta sisältöä, kuten kuvia ja videoita. Lisäksi uudet ohjelmointikielet, kuten CSS, antoivat sisällöneditoreille mahdollisuuden helposti muotoilla sisältörakennettaan ja rakentaa sujuvampia ja visuaalisesti houkuttelevampia sivustoja.

Tekniikan kehitys loi täydellisen ympäristön erikoistuneilleCMS ratkaisutsyntyä ja saada asteittain vauhtia, kun yhä useammat yritykset alkoivat toteuttaa valtavaa potentiaaliaan. Kattaa uusia ja monimutkaisempia käyttötapauksia,CMS-intranetitsiitä tuli selkäranka kaikille yrityksille, jotka haluavat hallita tehokkaasti sisältöä ja luoda intuitiivisia ja merkkituotteita sisältäviä intranetejä.

2000-luvun puoliväliin mennessä ja valtavirran sosiaalisen median alustojen voimakkaan nousun ja käyttäjäkokemuksen ja suunnittelun lisääntyneen painottamisen jälkeen intranetit joutuivat yleensä läpikäymään massiivisen muutoksen pysyäkseen muuttuvan maiseman sekä työntekijöiden korkeiden vaatimusten ja odotusten mukana. .

Siitä lähtien intranetin käyttäjät ovat kannattaneet yksinkertaisia, intuitiivisia, helposti muokattavia ja mukaansatempaavia ratkaisuja, jotka ovat samankaltaisia ​​kuin mihin he ovat tottuneet henkilökohtaisessa elämässään.CMS-intranetitkehittynyt sisältämään uusia sosiaalisia, sisältö- ja yhteistyöominaisuuksia, kuten multimediaintegraatioita, sosiaalisen median komponentteja,lyijyn sukupolvi,sisällön versiointi ja ajoitus, WYSIWYG-suunnittelu, reaaliaikainen analytiikka ja paljon muuta.

2. Mitkä ovat CMS-intranettien edut?

Esittelystään lähtienCMS intranetsSuunniteltiin ensisijaisesti auttamaan sekä sisällöntuottajia että verkkokehittäjiä rakentamaan jäsenneltyjä, intuitiivisia ja mukaansatempaavia sisäisiä verkkosivustoja. Niiden lukuisat ominaisuudet ovat osoittautuneet hyödyllisiksi työntekijöille ja tietysti koko yritykselle.

• Tehosta sisäistä viestintää

On sanomattakin selvää, että jotta sisäisen viestinnän asiantuntijat voivat tehdä työnsä kunnolla, he tarvitsevat heidän tarpeisiinsa räätälöityjä leikkaustekniikoita. JaCMS-intranetitovat juuri sitä, mitä he tarvitsevat. Heidän periaatteessaanCMS-intranetitavulla käyttäjät voivat luoda, levittää ja hallita sisältöä ja tietoja, kuten uutisartikkeleita, mikroblogeja ja uutiskirjeitä, helposti. Hyödyntämällä edistyneitä ajoitus- ja kohdistusominaisuuksia, sisäinen viestintä ja HR-asiantuntijat voivat automatisoida kaikensisällön luomiseenprosessi parantaa näkyvyyttä, sitoutumista ja osallistumisastetta. Lisäksi,yhteistyökykyinen luonnenykyaikaisista CMS-intraneteistäyhdistettynä yhteismuokkaus- ja versiointiominaisuuksiin mahdollistavat useiden käyttäjien kirjautumisen ja työskentelyn tietyn sisällön parissa samanaikaisesti.

• Rakenna ja hallitse muokattavia sivustoja helposti

Sen lisäksi, että se helpottaa tiedon luomista ja välittämistä,CMS-intranetitovat ilmeisesti tunnettuja digitaalisen sisällönhallintakyvystään. Sisäisten verkkosivustojen rakentaminen, hallinta ja mukauttaminen on helppoa suuren ja runsaan ominaisuusvalikoiman ansiosta. Tämä voi merkittävästi vähentää riippuvuutta koulutetuista verkkokehittäjistä tai rajoittaa heidän interventioidensa minimiin. Kanssamoderni CMSensisijaisesti helppokäyttöisyyteen ja navigointiin keskittyvät käyttäjät, kuten esimerkiksi sisäisen viestinnän ja HR-asiantuntijat, joilla ei välttämättä ole edistyneitä IT-tietoja ja koodaustaitoja, voivat luoda ja jakaa tietoa sekä rakentaa ja muokata sivustojaan, sivukarttoja käyttämällä. WYSIWYG-editorit, vedä ja pudota -ominaisuudet ja paljon muuta.

• Paranna tuottavuutta ja tehokkuutta

Toinen etu liittyyCMS-intranetiton ilmeistä tuottavuuden ja tehokkuuden kasvua. Ensinnäkin, kuten aiemmin mainittiin, sekä sivustojen että digitaalisen sisällön luomis- ja hallintaprosessit ovat yksinkertaisempia. Sisällöntoimittajat ja intranet-järjestelmänvalvojat voivat luottaa päivittäiseen toimintaansa erikoistuneeseen, yksinkertaiseen ja käyttäjäystävälliseen alustaan, joka voi vain lisätä heidän tuottavuuttaan ja tulosten laatua.

Lisäksi,nykyaikaiset CMS-intranetitsisältää edistyneitä haku- ja kohdistusominaisuuksia, joiden avulla käyttäjät voivat paikantaa, käyttää ja käyttää tietoa helposti ilman, että heidän tarvitsee selata kokonaisia ​​tietokantoja tai vaihtaa useiden sovellusten välillä.

• Tehosta työntekijöiden sitoutumista

Työntekijöiden sitoutuminen on saanut kokonaan uuden ulottuvuuden etätyön nousun myötä. Koska työ tapahtuu nykyään kokonaan digitaalisten kanavien kautta, työntekijöille on – tavallaan – kompensoitava sosiaalisen vuorovaikutuksen puute työpaikalla. Tämä kunCMS-intranetittule mukaan peliin. Se on todistettu useilla toteuttavilla tutkimuksillaCMS-intranetiton positiivinen vaikutustyöntekijöiden sitoutuminen.

Tietojen luomisen ja välittämisen helppous auttaa käyttäjiä pitämään kirjaa asiakirjoistaan, tehtävistään ja tapahtumistaan ​​sekä pysymään ajan tasalla uusimmista uutisista ja tapahtumista. Lisäksi nykyajan sosiaaliset ulottuvuudetCMS-intranetithelpottaa alhaalta ylöspäin suuntautuvaa ja vertaisviestintää antamalla työntekijöille työkalut, joiden avulla he voivat olla vuorovaikutuksessa jaetun sisällön kanssa.

3. Yleisiä CMS-intranetin käyttötapauksia

Sitä pidetään yhtenä ensimmäisistä yritysohjelmistojen muodoista, jotka on suunniteltu helpottamaan työntekijöiden elämää.CMS-intranetitkehittynyt vuosien varrella kattamaan joukon uusia käyttötapauksia. Kuten aiemmin mainittiin, muuttuva työympäristö yhdistettynä jatkuviin IT-innovaatioihin tarkoitti sitä, että CMS-intranetit siirtyivät itsenäisistä ja staattisista sisäisistä verkkosivustoista osaksi kokonaisvaltaista ns.intranet 2.0tai jota kutsutaan yleisesti nimellädigitaalinen työpaikka.

Alla on luettelo yleisimmistäCMS intranetKäytä koteloita:

• Yrityksen intranet

Ayrityksen intranetviittaa sisäiseen portaaliin tai verkkosivustoon, joka on suunniteltu yhdenmukaistamaan työntekijät ja pitämään heidät ajan tasalla ja olemaan sitoutuneita useiden viestintätyyppien avulla (pääasiassa ylhäältä alaspäin, mutta myös alhaalta ylöspäin sekä vertaisverkkoon).

TyypillinenintranetPortaali toimii keskitettynä paikkana, jossa työntekijät voivat saada tietoa uusimmasta yrityksen toiminnasta ja päästä käsiksi tärkeimpiin liiketoimintasovelluksiin ja työhön liittyvään tietoon.

Seuraamalla nykyaikaisen työpaikan muuttuvaa dynamiikkaa,yritysten intranetittai portaaleja, jotka ovat kehittyneet asteittain kohti kokonaisvaltaisempia ja työntekijäkeskeisempiä ratkaisuja.

Yritysten intranetitsopivat usein parhaiten organisaatioille, jotka haluavat keskittää sisällön ja tarjota portin erilaisille yrityssovelluksille. Yksinkertainen suunnittelu ja tarjoaa suuren hallinnan järjestelmänvalvojille hallinnan, lupien ja erityisesti mukauttamisen suhteen,yritysten intranetitovat ihanteellisia sisäisen viestinnän asiantuntijoille, joiden tavoitteet usein pyörivät sisäisen viestinnän, sitoutumisen ja sisällönhallinnan ympärillä.

• Portaali

Samanlainen tavallaan to yrityksen sisäinenverkotkoska ne käsittelevät enemmän tai vähemmän samoja käyttötapauksia eli viestintää ja tiedonsaantia, portaalit edustavat tyypillisen intranetin laajennusta. Laajemmalle yleisölle avoimet portaalit on usein suunnattu käyttäjille useista ulkoisista organisaatioista kumppaneista ja toimittajista aina asiakkaisiin. Portaali on loistava työkalumyyjän viestintä.

VoimanlähteenäCMS-ominaisuudetDigitaalisen sisällön tehokkaan hallinnan ansiosta portaalit voivat sitouttaa ulkopuoliset käyttäjät tehokkaasti räätälöidyllä sisällöllä ja helpottaa erilaisia ​​toimintoja, kuten pääsyä henkilökohtaisiin tiloihin ja tietoihin.

Portaalit kattavat useita sektoreita (hallinto, terveydenhuolto, koulutus) ja toimintoja (HR). Esimerkiksi opiskelijaportaaleista on tullut monien oppilaitosten kulmakivi etenkin Covid-19:n ilmaantumisen jälkeen. Opiskelijaportaalit edustavat periaatteessa keskitettyä alustaa, jossa opiskelijat voivat saada tietoa, ottaa yhteyttä luokkatovereihinsa tai professoreihinsa ja pysyä ajan tasalla viimeisimmistä uutisista ja tapahtumista. Opiskelijaportaalit, jotka tunnetaan kyvystään integroida useisiin järjestelmiin, sisältävät usein useita ratkaisuja, kuten oppimisen hallintajärjestelmiä (LMS) ja opiskelijoiden tietojärjestelmiä.

• Yhteistyöllinen intranet

Ayhteistoiminnallinen intraneton sisäinen alusta, joka on suunniteltu vahvistamaan viestintää jayhteistyötäkoko organisaatiossa.

Irrotetut tiimit, irrallinen työvoima ja yleinen innovaation, yhteistyön ja tuottavuuden puute ovat tärkeimmät syyt siihen, miksi organisaatiot päättävät ottaa käyttöön yhteistoimintaan perustuvan intranetin.

Varustettu runsaalla ominaisuuksilla,yhteistoiminnalliset intranetitedustaa ratkaisuja organisaatioille, jotka haluavat yhdistää tiimejä, edistää yhteistyötä ja edistää yleistä yhteistyökulttuuria työpaikalla. Ryhmät voivat esimerkiksi luottaa edistyneisiin dokumenttien ja sisällönhallintaominaisuuksiin dokumenttien samanaikaiseen yhteismuokkaukseen, pikaviestintään reaaliaikaiseen viestintään japrojektinhallintahelposti luoda, ajoittaa ja seurata projekteja.

4. Kuinka valita CMS-intranet?

Kuten mikä tahansa muu yritysohjelmistoprojekti, valitse oikeaCMS intraneton haastava tehtävä. Kaikkien osapuolten tulee laatia luettelo sekä toiminnallisista että teknisistä vaatimuksista, joita ne pitävät välttämättöminä hankkeen onnistumisen kannalta. Tässä osiossa käymme läpi luettelon yleisimmistä ominaisuuksista, jotka on otettava huomioon valittaessa aCMS intranet.

• CMS:n intranetin tärkeimmät ominaisuudet

• Yksinkertainen, intuitiivinen ja mukaansatempaava muotoilu

Todennäköisesti kaikkien ohjelmistojen tärkeimmät "must have" -vaatimukset, sekä UX:llä että käyttöliittymällä on tärkeä rooli taataCMS-intranetin menestys. Aloitetaan käyttöliittymästä. Määritelmän mukaan käyttöliittymä edustaa ratkaisun ulkoasua, tyyliä ja kokonaistuntumaa sekä sitä, kuinka loppukäyttäjät ovat vuorovaikutuksessa erilaisten visuaalisten elementtien, kuten bannerien, painikkeiden, valintaikkunoiden jne. kanssa.CMS-intranetitjotta se olisi tehokasta, painopiste tulee asettaa visuaalisuuteen, yksinkertaisuuteen ja intuitiivisuuteen. Käyttäjien pitäisi pystyä olemaan vuorovaikutuksessa alustan kanssa helposti, mikä rajoittaa heidän oppimiskäyrään ja suosii korkeaa varhaista käyttöönottoa.

Mitä tuleekäyttäjäkokemus,alustan on tarjottava hyödyllinen, mukaansatempaava ja relevantti kokemus loppukäyttäjille. Koska käyttöliittymä keskittyy pääasiassa visuaaliseen puoleen, UX painottaa käytettävyyttä, navigointia ja toimivuutta. Alustaa käytettäessä käyttäjien odotetaan sitoutuvan alustaan ​​ja saavan työnsä tehtyä helposti. Muuten ne viittaavat muihin alustoihin, jotka lopulta hyödyntävät sekä käyttöönotto- että sitoutumisastetta.

• Rikas sisällön tuki

Sen varmistamiseksi, että aCMS intranetsisällöntoimittajat ja loppukäyttäjät omaksuvat ja käyttävät sitä täysillä, sen on tuettava erityyppistä sisältöä. Päivän päätteeksi,CMS-intranettien päätarkoituson auttaa käyttäjiä luomaan, hallitsemaan ja kuluttamaan sisältöä. Niiden rajoittaminen vain perussisältöön, kuten tekstiin ja asiakirjoihin, on resepti epäonnistumiseen. Tästä syystä olemme nähneet moniaCMS-intranetittukee kaikenlaista kiinnostavaa sisältöä, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, kuvat, videot, kyselyt, suorat lähetykset ja paljon muuta.

• Responsiivinen muotoilu

Toinen ratkaiseva kriteeri valittaessa aCMS intraneton reagointikyky ja liikkuvuus. Kun käyttäjät käyttävät alustojaan useilta laitteilta, on olennaista mahdollistaa mobiilikäyttö ja tarjota laadukas käyttökokemus, joka on samanlainen tai jopa parempi kuin työpöytä. Sekä sisällöntuottajien että loppukäyttäjien tulisi pystyä suorittamaan toimintansa alustassa helposti, olipa kyse sisällön luomisesta, hallinnasta tai kuluttamisesta.

• Räätälöinti ja brändäys

ModerniCMS-intranetitovat kaukana siitä, mitä he ennen ryntäsivät paikalle. Aikoinaan intranetit näyttivät enemmän tai vähemmän samalta, kun tekniikat eivät sallineet kehittyneitä mukautusvaihtoehtoja, mikä ilmeisesti riisti intranetiltä sen ydinidentiteetin. Uusien ja monimutkaisempien personointiominaisuuksien ansiosta kaikki yrityksessä (edellyttäen, että heillä on hallinta- ja muokkausoikeudet) voivat räätälöidäCMS:n intranetissäkuvastaa heidän brändikuvaansa ja persoonallisuuttaan sekä tietysti työvoiman mieltymyksiä. Logon lisäämisen lisäksi (alogon tekijä), yrityksen graafista peruskirjaa noudattaen ja tuttuja sivusuunnitelmia ja -asetteluja luomalla yritykset voivat hyödyntää räätälöintiä parantaakseen navigointia ja koko työntekijäkokemusta.

• Ajoitus- ja kohdistusominaisuudet

Jotta sisältö tavoittaisi oikeat yleisöt oikeaan aikaan, sisällöntoimittajat tarvitsevat sisällönhallintajärjestelmää, joka on varustettu sekä ajoitus- että kohdistusominaisuuksilla. Ensinnäkin ajoitus on kätevä käyttäjille, jotka hallitsevat suuria määriä digitaalista sisältöä sekä laajaa yleisöä eri aikavyöhykkeillä. Sen avulla he voivat automaattisesti joko julkaista tai poistaa sisältöä.

Kohdistaminen puolestaan ​​on vähitellen siirtynyt mukavasta saatavasta ominaisuudesta ehdottomaksi välttämättömäksi. Työntekijöillä on erilaiset kiinnostuksen kohteet ja mieltymykset, jotka sisällöntoimittajien tulee ottaa huomioon. Jälkimmäisen pitäisi opiskellasisällön kulutusja sosiaalinen vuorovaikutus ja päättää, mikä sisältö resonoisi hyvin kunkin segmentin kanssa korkean sitoutumis- ja osallistumisasteen takaamiseksi.

• Yhtenäinen haku

Toinen pakollinen ominaisuus, jota etsittävä aCMS intraneton haku. Vaikka kaikkia hakukoneita ei olekaan luotu samanarvoisina – koska ne eroavat toisistaan ​​suodatuksen ja mukauttamisen suhteen lukuisten muiden erottajien kesken –, jopa aivan perustarvat voivat tehdä tai rikkoa työntekijöiden kokemuksia. Nykyään käytännöllisesti katsoen kaikki ohjelmistoratkaisut ja sovellukset sisältävät hakutoiminnon, jonka avulla käyttäjät voivat saada tarvittavat tiedot nopeasti ja oikea-aikaisesti. Tämä lisää lopulta sisällön kattavuutta ja yleistä tuottavuutta.

• Kehittynyt analytiikka

Kuten sanonta kuuluu: "Jos et voi mitata sitä, et voi hallita sitä". Nykypäivän datalähtöisellä työpaikallaCMS-järjestelmänvalvojat ja sisällöntoimittajattarvitsevat jatkuvan pääsyn reaaliaikaisiin tietoihin, kuten sitoutumismittauksiin, sisällön kulutukseen, sisällöntuottajiin jne. Näiden tietojen avulla päätöksentekijät voivat ymmärtää käyttäjien mieltymyksiä ja rakentaa viestintä- ja tietostrategioitaan.

• Turvallisuus

Koska yrityksillä on suurin huolenaihe yritysratkaisujen kanssa viimeaikaisten julkistettujen tietomurtojen keskellä, turvallisuus on ratkaiseva kriteeri valittaessaCMS intranet.Kun päivittäin luodaan ja vaihdetaan suuria määriä dataa,CMS intranettulee noudattaa luetteloa standardeista ja vaatimuksista. Tämä takaisi sisällön turvallisuuden ja varmistaisi, että työntekijät luottavat ratkaisuihin viestien vaihtamisessa tai henkilötietojen julkaisemisessa.

• Integraatiot

Nykyaikaisissa yrityksissä on useita erityistapauksiin suunniteltuja ohjelmistoratkaisuja, joissa intranetit toimivat keskitetynä keskittimenä, joka yhdistää ne kaikki. Tämän vuoksi,CMS-intranetitne on integroitava helposti olemassa oleviin järjestelmiin viestintävirran tehostamiseksi, tiedon jakamisen helpottamiseksi ja hedelmällisen yhteistyön mahdollistamiseksi. Onneksi suurin osaCMS intranets tukee jossain määrin integraatioita erityisesti suosittujen toimistopakettien, kuten Office 365 ja Google Workspace, sekä monien markkinoiden erikoisratkaisujen kanssa.

5. Kuinka toteuttaa intranet CMS onnistuneesti?

• Tutki käyttäjien tarpeita ja tarkasta olemassa olevat ratkaisut

Sitä pidetään usein välttämättömänä ensimmäisenä askeleena mihin tahansa projektiin, ei vainCMS-intranetit, tutkimalla sekä olemassa olevia ratkaisuja että käyttäjien tarpeita nimetty projektitiimi pystyy ymmärtämään paremmin digitaalisen ympäristönsä tehokkuutta.

Tyypillisesti, kun päätetään rakentaa tai ostaaaCMS intranet, projektitiimit aloittavat suorittamalla IT-auditoinnin, joka auttaa heitä arvioimaan olemassa olevia ratkaisuja. IT-auditoinnit ovat kuitenkin teknisiä, joten niissä jätetään usein huomiotta laadullinen data ja työntekijöiden yksilölliset digitaaliset kokemukset.

Tästä syystä projektiryhmät viittaavat usein muihin tutkimustekniikoihin paikantaakseen mahdollisia haasteita. Olipa kyseessä kvantitatiivisia tai laadullisia tutkimustekniikoita, tulokset ovat usein selkeä osoitus alueista, joihin on puututtava, sekä mahdollisista ratkaisuista, joita työntekijät odottavat.

• Määrittele projektin yleiset tavoitteet ja tavoitteet

Kun olet ymmärtänyt käyttäjien odotukset ja laatinut luettelon haasteista, joihin on vastattava, seuraava askel on määritellä projektin yleiset tavoitteet. Yleisesti,CMS-intranetitsoveltuvat useisiin käyttötapauksiin, mukaan lukien, mutta niihin rajoittumatta: sisäinen viestintä, yhteistyö,tietämyksen hallinta, sivuston rakentaminen, työntekijöiden sitoutuminen ja luettelo jatkuu. Tavoitteiden osalta ne voidaan luokitella ensisijaisiin ja toissijaisiin. Yleisesti ottaen päätavoitteet aCMS intranetkeskittyvät parantamaan viestintää ja sitoutumista sekä helpottamaan tiedonkulkua työpaikalla. Toissijaiset tavoitteet ovat tarkempia ja suoraan sidottu mihin tahansa liiketoimintaan. Niihin voi kuulua IT-kustannusten vähentäminen, IT-sijoitetun pääoman tuottoprosentin parantaminen jne.

Aloittaessaan metsästyksen aCMS intranet, projektitiimien on laadittava luettelo toiminnallisista ja teknisistä vaatimuksista, jotka mahdollisten ratkaisujen on täytettävä edellä mainittujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

• Aseta roolit ja vastuut

Roolien ja vastuiden asettaminen heti alusta alkaen on olennainen askel varmistaaksesimenestysCMS-intranetistä. Hankkeen eri vaiheissa intranetin hallintomalli muodostaa koko hankkeen perustan. Suoraan yrityksen kokonaisvisioon sidottu hallintomalli piirtää suuremman kuvan visionoidusta ratkaisusta ja määrittää roolit, päätökset, toimet ja kompromissit, jotka matkan varrella tehdään.

Roolit ja vastuut vaihtelevat projektikohtaisesti sekä laajuuden että mittakaavan mukaan. Usein on kuitenkin yleisiä toimintoja, jotka ovat olennaisia, mukaan lukien intranet-projektipäälliköt, järjestelmänvalvojat, yhteisön johtajat, sisällöntoimittajat ja niin edelleen.

• Suorita sisältötarkastus ja luo sisältösuunnitelma

Sisältö on kuningas.CMS-intranetitpyörivät sisällön ja paljon sen ympärillä. Ilman sitä intranet olisi pohjimmiltaan haamutalo, johon työntekijät eivät olisi kiinnostuneita, mikä johtaisi luonnollisesti alhaisiin käyttöönotto- ja sitoutumisasteisiin.

Tästä syystä HR- ja sisäisen viestinnän asiantuntijoiden on kehitettävä kattava sisältöstrategia, joka on suunniteltu pitämään työntekijät tehokkaasti ajan tasalla ja sitoutuneina.

Ensin on suoritettava sisällön tarkastus, jotta voidaan tunnistaa jo olemassa olevan sisällön tyypit, kuka sen omistaa, onko se hyödyllistä vai tarpeetonta. Kun kaikki nämä mittarit on koottu, viestintäasiantuntijat voivat piirtää käyttäjäpersoonat ja pohtia sopivaa ja kohdennettua sisältöä. ja valitse oikeat kanavat sen näyttämiseksi.

• Järjestä ja luokittele tiedot

Nyt kun sisällön auditointi on suoritettu ja sisällöntoimittajat ovat laatineet sisältöstrategiansa päälinjat, on tiedon rakenteen ja suunnittelun aika. Ei riitä, että tiedetään, mitä sisältöä luodaan ja julkaistaan, jos sitä ei tue oikea sivustoarkkitehtuuri ja sujuva käyttökokemus.

Siksi vanhoja sisältöä siirrettäessä ja uutta luotaessa tulisi painottaa saavutettavuutta, käytettävyyttä ja navigointia. TheCMS intranettulee järjestää siten, että työntekijöiden on helppo löytää ja käyttää tietoa helposti. Tämä antaa heille mahdollisuuden pysyä jatkuvasti ajan tasalla, mikä lisää sitoutumista.

• Luo CMS-intranet-brändi ja -identiteetti

Sitä pidetään minkä tahansa modernin yrityksen sykkivänä sydämenä,CMS-intranetitovat paikkoja, joissa työntekijät viettävät suurimman osan ajastaan. Tästä syystä,CMS-intranetittulee brändätä ja personoida tavalla, joka kuvastaisi yritysten yleistä identiteettiä ja arvoja sekä käytön että sitoutumisen edistämiseksi.

Perustasolla, ja kuten aiemmin mainittiin, CMS:n pitäisi antaa järjestelmänvalvojille mahdollisuus helposti muuttaa alustan ulkoasua ja tuntumaa (logosta ja väripaleteista sivun asetteluihin ja malleihin). Lisäksi räätälöintiä voidaan tehdä myös käytetyn sävyn ja kielen suhteen erityisesti kotisivuilla tai julkisissa tiloissa. Tämä on pääasiassa sisäisen viestinnän asiantuntijoiden tehtävää, joiden on yritettävä välittää sisältöä brändin persoonallisuuden ja loppukäyttäjien mieltymysten mukaisesti.

• Määrittele ja mittaa KPI:t

Jokainen askel aCMS-intranet-projektiSuunnittelusta julkaisuun ja julkaisun jälkeiseen käyttöön tulisi liittää joukko KPI:itä, jotka antaisivat yleiskuvan projektin tilasta.

Riippuen alusta alkaen asetetuista tavoitteista,CMS-intranetin analytiikkaominaisuudettai kolmannen osapuolen analytiikkatyökaluja, kuten Google Analyticsia, voidaan hyödyntää keräämään erilaisia ​​hyödyllisiä tietoja, kuten sivujen katselukertoja, tykkäysten, kommenttien ja jakojen prosenttiosuutta, tärkeimmät tiedon kirjoittajat jne.

Lisäksi on tärkeää mitata yksilöllisiä kokemuksia. Usein on esimerkiksi suositeltavaa kannustaa testaamiseen (alkuvaiheessa tai uuden ominaisuuden käyttöönoton yhteydessä), jotta loppukäyttäjiltä saadaan mahdollisimman paljon palautetta, tunnistetaan puutteet ja toimitaan niiden mukaisesti.

6. CMS-intranetin tulevaisuuden trendit

Millä tahansa tekniikalla muutos ja kehitys ovat väistämättömiä. Tarkastellaan CMS:n historiaa yleensä jaCMS-intranetitkertoo erityisesti, että sen kehitys korreloi suoraan käyttäjien odotuksiin ja käyttäytymiseen, käytössä olevan digitaalisen sisällön tyyppeihin ja muiden integroitujen ratkaisujen vaikutuksiin.

Käydään läpi muutama trendi, joita voit etsiä lähi- ja pitkällä aikavälillä.

• Trendit #1:Käyttökokemus ja muotoilu

UX ja UI ovat minkä tahansa ohjelmistoratkaisun keho ja sielu. Teknologian myötä käyttäjät alkoivat vaatia enemmän ja odottaa huipputeknologiaa upeilla kokemuksilla. Viime vuosina yritykset ovat alkaneet ymmärtää, että ohjelmistoratkaisujen käyttöönotossa on kyse käyttäjien digitaalisista kokemuksista – tai tarkemmin sanottuna heidän ainutlaatuisista kokemuksistaan.

Yritä verrata 90-luvun CMS-intranettejä nykyisiin. On turvallista sanoa, että yksittäisten käyttäjien mukauttamisen taso on käytännössä olematon. Tämä on nimenomaan mitäCMS-intranetitkeskittyy lähitulevaisuudessa. Vaikka saavutettavuudessa, helppokäyttöisyydessä ja navigoinnissa on edistytty paljon, tulevaisuus tulee olemaan enemmän automaatiosta, tekoälystä ja eri alustojen kokemuksista. Työpöydän ulkopuolella käyttäjien pitäisi pystyä olemaan vuorovaikutuksessa useiden laitteiden kanssa reaaliajassa ja monin eri tavoin.

• Trendit #2:Analytics

Dataan perustuva analytiikkaon kaikkien päätösten liikkeellepaneva voima työpaikalla. Nykypäivän yhteenliitetyssä digitaalisessa ympäristössä yrityksillä on suuria tietojoukkoja, joita ne voivat hyödyntää ymmärtääkseen työvoimaansa ja tehdäkseen tietoisempia päätöksiä.

CMS-intranetitNe ovat joko valmiiksi varustettuja sisäänrakennetulla analytiikkamoduulilla tai ne voidaan integroida kolmannen osapuolen analytiikkatyökaluun, kuten Google Analyticsiin. Molemmissa tapauksissa vain menneitä tapahtumia tarkastellaan perusteellisesti, minkä perusteella tehtäisiin tulevia päätöksiä. Vaikka tässä lähestymistavassa ei ole mitään vikaa, sillä se on olennainen trendien ymmärtämisen kannalta, se on usein kuvaava eikä tarjoa perspektiiviä tulevaisuuden trendeihin.

Näiden menneiden tapahtumien perusteella päätöksentekijät voivat keskittyä enemmän predikatiiviseen analytiikkaan ja kaivaa syvälle korrelaatioihin ja malleihin ennustaakseen tulevaa käyttäytymistä.

• Trendit #3:Pilvien laajentaminen

Pilvicalcunasei ole millään tavalla uusi tekniikka. 2010-luvulla teknologiasta tuli valtavirtaa ja se tavoitti enemmän käyttäjiä Microsoftin, Googlen ja Amazonin kaltaisten teknologiajättien valtavien investointien seurauksena. Hyödyntämällä tehoaPilvipalvelujen tarjoaja, yritykset hyötyivät siitä, että käyttöönotosta tuli huomattavasti nopeampi ja kustannustehokkaampi, tietojen tallentaminen helpottui ja tiedot olivat laajalti käytettävissä kaikilla laitteilla.

Nykyään useimmat intranet-palveluntarjoajat tarjoavat asiakkailleen useita isännöintivaihtoehtoja (paikallinen, julkinen, yksityinen tai hybridipilvi). Jokaisella valinnalla on omat etunsa ja haittansa. Tulevaisuus kallistuu kuitenkin yhä enemmän pilveen. Koska monet teknologian tarjoajat markkinoivat aggressiivisesti pilvitarjontaansa ja äskettäisen Covid-19-pandemian tapahtumia, yhä useammalla yrityksellä ei olisi muuta vaihtoehtoa kuin hyödyntää pilvipalvelua. Itse asiassa mukaanGartnerin raportti, loppukäyttäjien julkiseen pilveen kuluvien menojen odotetaan nousevan 304,9 miljardiin dollariin vuonna 2021, kun se vuonna 2020 oli 257,5 miljardia dollaria.

• Trendit #4:Automaatio ja tekoäly

Takana ovat ajat, jolloin automaatio ja tekoäly pidettiin vain muotisanoina. Nykyään he tekevät asteittain omaatielle digitaaliselle työpaikalleja avaa monia uusia mahdollisuuksia yrityksille. Mitä tulee sisällön luomiseen ja luokitteluun, tekoälyä voidaan hyödyntää sisällön luokittelemisessa jaettujen aiheiden ja tunnisteiden perusteella, jolloin koko prosessi on täysin automatisoitu. Tämä vapauttaa lopulta sisällöntuottajille aikaa keskittyä muihin tehtäviin.

Lisäksi, kuten aiemmin mainittiin, tulevaisuus koskee ainutlaatuisia ja räätälöityjä kokemuksia, joita varten tekoäly on ensisijaisesti suunniteltu. Melun vähentämiseksi ja oikean sisällön näyttämiseksi oikealle yleisölle kohdistaminen voidaan tehdä automaattisesti eikä manuaalisesti perustuen käyttäjien toimintaan alustassa.

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, emme voi puhua tekoälystä viittaamatta chatboteihin. Chatbotit pystyvät simuloimaan ihmisten keskusteluja ääni- ja tekstikomennoilla, ja ne voidaan ohjelmoida vastaamaan usein kysyttyihin kysymyksiin, helpottamaan uusien jäsenten liittymistä,sovita tapaamisetja konferenssit helpottavat tiedon saamista monien muiden käyttötapausten ohella.

• Trendit #5:Kiehtovaa ja interaktiivista sisältöä

CMS-intranetitkasvoi kattamaan monipuolisempaa ja monimutkaisempaa digitaalista sisältöä työntekijöiden mieltymysten mukaisesti. Staattisen ja yksinkertaisen sisällön, kuten tekstien, sijaan sisältö alkoi muuttua kiinnostavammaksi, mukaan lukien kuvat, videot, kyselyt jne.

Äskettäin,CMS-intranetitovat aktiivisesti matkineet suosittujen kuluttajasovellusten tarjoamia sisältötyyppejä ja toimituksia. Jatkossa työpaikalla jaetun sisällön on oltava vuorovaikutteisempaa ja keskustelua herättävämpää, ja siinä on korostettava selkeästi tarinankerrontaa ja käyttäjien luomaa sisältöä. Lisäksi, kuten aiemmin mainittiin, sisällönhallintajärjestelmässä jaettu sisältö on asteittain mukautumassa useisiin työntekijöiden käyttämiin laitteisiin, joten kohdistuksessa ja mobiiliresponsiivuudessa on oltava ominaisuuksia jatkossa.

• Trendit #6:Päätön tulevaisuus

Viime vuosina päättömästä sisällönhallintajärjestelmästä on tullut alan muotisana. Vaikka ei aivan uutta – kuten aikaisemmat sisällönhallintajärjestelmät perustuivat samaan, mutta vähemmän kehittyneeseen lähestymistapaan –, päättömästiCMS ratkaisutantaa sisällöneditoreille paljon joustavuutta pilven omaksumiseen ja sisällön näyttämiseen useiden laitteiden kautta. Esimerkiksi CMS alkoi vähitellen integroitua monimutkaisempiin laitteisiin, kuten esineiden internetiin (IoT). Tämä tasoittaisi tietä luoda innovatiivisempia ja sisältölähtöisempiä kokemuksia loppukäyttäjille, jotka jatkuvasti vaativat yksinkertaisempia ja intuitiivisempia ratkaisuja.

Johtopäätös

Kuten mikä tahansa muu tekniikka,CMS-intranetitovat kehittyneet merkittävästi vastatakseen tehokkaasti uuden ja tekniikkaa tuntevan työvoiman kasvaviin tarpeisiin. CMS-intranetit, joita pidettiin alkuaikoina usein yksinkertaisena sisäisenä verkkosivustona, ovat nyt uuden intranet-aikakauden tai digitaalisen työpaikan kulmakivi. Niiden runsas ominaisuusvalikoima yhdistettynä kykyyn integroida lukuisiin muihin ratkaisuihin auttoi heitä kestämään ajan kokeen ja pysymään ratkaisujen parissa monille yrityksille.

Sisällönhallinnan tulevaisuuden ennustaminen tarkasti jaCMS-intranetitparin seuraavan vuoden jälkeen on hieman hankalaa, koska se liittyy usein useisiin tekijöihin. Yksi asia on kuitenkin ceratin. Muutos on väistämätön ja tekniikan avulla kaikki on mahdollista.

\n
• Tehosta sisäistä viestintää

\n

• Rakenna ja hallitse muokattavia sivustoja helposti

\n

• Paranna tuottavuutta ja tehokkuutta

\n

• Tehosta työntekijöiden sitoutumista

\n

\n➝Tutustu 4 cms-intranetin etuihin\n"}},{"@type":"Kysymys","nimi":"Kuinka valitaan CMS-intranet?","acceptedAnswer":{"@type":"Vastaus","teksti":"
\nTässä ovat yleisimmät ominaisuudet, jotka on otettava huomioon valittaessa CMS-intranetiä: \n

\n
• Yksinkertainen, intuitiivinen ja mukaansatempaava muotoilu

\n

• Rikas sisällön tuki

\n

• Responsiivinen muotoilu

\n

• Räätälöinti ja brändäys

\n

• Ajoitus- ja kohdistusominaisuudet

\n

• Yhtenäinen haku

\n

• Kehittynyt analytiikka

\n

• Turvallisuus

\n

• Integraatiot

\n

\n➝Tutustu yhdeksään CMS:n intranetin keskeiseen ominaisuuteen\n"}},{"@type":"Kysymys","nimi":"Miten intranet-sisällönhallintajärjestelmä otetaan käyttöön?","acceptedAnswer":{"@type":"Vastaus","teksti":"
\nTässä on yleisimmät vinkit CMS-intranetin onnistuneeseen käyttöönotossa: \n

\n
• Tutki käyttäjien tarpeita ja tarkasta olemassa olevat ratkaisut

\n

• Määrittele projektin yleiset tavoitteet ja tavoitteet

\n

• Aseta roolit ja vastuut

\n

• Suorita sisältötarkastus ja luo sisältösuunnitelma

\n

• Järjestä ja luokittele tiedot

\n

• Luo CMS-intranet-brändi ja -identiteetti

\n

• Määrittele ja mittaa KPI:t

\n

\n➝Tutustu intranet-sisällönhallintajärjestelmän onnistuneeseen käyttöön\n"}},{"@type":"Kysymys","nimi":"Millä eri strategioilla on onnistunut intranet-käyttöönotto?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text ":"Tässä on kolme erilaista strategiaa onnistuneeseen intranet-käyttöön:\n

\n \t
1. Käyttäjäkeskeisyysstrategia

\n \t

2. Globaali yhteisön johtamisstrategia

\n \t

3. Yksityisten yhteisöjen painopistestrategia

\n

\n➝Mikä intranet-käyttöönottostrategia kannattaa valita?\n"}}]}

Hinta Laroui

Tuotemarkkinoinnin asiantuntija

Olen tuotemarkkinoinnin asiantuntija eXossa. Tehtäväni on auttaa markkinointi- ja myyntitiimejä heidän toiminnassaan ja esitellä digitaalisen työpaikkaratkaisumme maailmalle. Bloggaan pääasiassa viimeisimmistä teknologiatrendeistä, digitaalisesta muutoksesta, sisäisestä viestinnästä ja eXo-alustalla liikkumisesta.